على الرغم من ما سببته جائحة ولكن ما زال الكثير يحتفظ بعمله، على الأقل بعضهم يمارسون دوام العمل من منازلهم. وعليه أصبحت إدارة العمالة عن بعد لمن هم ليسوا في نطاق الرؤية تحدي جديد يواجه المشرفين والمدراء. واصعب ما يميز ذلك التحدي هو تتبع سير العمل وخطوات العمال حتى يتم تسليم المهمات في المواعيد المحددة

يتفق معظم المشرفين على أن إدارة عمالة غير ملتزمة بالمواعيد النهائية هي إحدى العيوب المزعجة لعملهم. وهو موقف مألوف، مررنا جميعاً بتلك الأمور، أن نتعامل مع موظف لا يستطيع إطلاقاً أن ينجز عمله وفق الوقت المخطط له

الوقت من ذهب مقولة صحيحة ويشعر بآثارها أصحاب المشاريع والمدراء حيث يكون جميعهم مشغولون ولا يملكون الوقت الكافي لتتبع موظف غير كفء، فذلك يمثل مضيعة للوقت الثمين. وينعكس ذلك على سير العمل، إدارة موظفين لا يلتزموا بالمواعيد النهائية هو شئ محبط ومرهق ويضيف الملل للعمل

فماذا يمكنك فعله؟

إليك 5 نصائح تؤهلك للتعامل مع من لا يلتزم بالمواعيد النهائية من الموظفين

تحديد التوقعات ( العمل المتوقع ) و وضوح طرق التواصل يوفر عليك الكثير

تكمن الخطوة الأولى في وضع توقعات محددة وواضحة للموظف، تتضمن سهولة الفهم وتحديد المواعيد النهائية معاً. عندما أعطي موظف أمر بتنفيذ عمل ما أساله أولا: في اعتقادك، ما الموعد المناسب لتنفيذ تلك المهمة ؟…. وبذلك أعطيهم قرار تحديد الموعد النهائي المناسب لهم للانتهاء من المهمة، يسمح ذلك النهج للموظف بأن يفكر فيما يحتاج وكم من الوقت يستغرق لإتمام الأمر

إشراك الموظف في قرار تحديد الوقت المناسب لتسليم العمل يضع المسئولية على كتفه، كما إنه يلغي التوقعات الزائدة عن الحد الطبيعي والغير واقعية التي تدور في عقل المدير. سواء كان الأمر يتعلق بكتابة الأهداف السنوية الخاصة بالموظف أو طلب إتمام عمل ما، فمن الجيد دائماً إشراكه في عملية تحديد المواعيد النهائية

مراقبة الأداء

هناك خطأ  شائع يقع فيه الكثير من المدراء وهو إهمال متابعة الموظفين أثناء عملية تنفيذ المهمات الموكلة إليهم وأنا شخصياً كنت أقع في هذا الخطأ. لا داعي لتذكيرك أن تفقد الموظفين وأحوال العمل هو أهم مهمات المدير. قد يراه البعض شكل من أشكال السيطرة والتدخل في تفاصيل الشئون الخاصة بالموظفين، ولكن العكس تماماً، فالغرض الأساسي هو التأكد من حصول الموظف على المصادر التي يحتاجها لعمل وظيفته بشكل كامل والمساعدة في تحديد أي عقبات قد تقف في  طريقه لتنفيذ مهمته. وغالباً ما تعتمد قدرة الموظف على تنفيذ الهدف أو المهمة على أشخاص أو أقسام آخرين

المدير العظيم هو من يساعد موظفيه على اجتياز العقبات الحائلة بينه وبين الهدف. على سبيل المثال، لنفترض أن موظف ما مهمته أن يقوم بفحص حسابات وعمل تقرير عن تكاليف التوريد، ولكن قسم الحسابات لا يوفيه بالمعلومات الكافية لعمل ذلك التقرير. في تلك الحالة ستتأثر قدرة الموظف على عمل الفحص المطلوب في الموعد المحدد له

كن مدافعًا عن الموظفين الذين يتعين عليهم التعامل مع الحواجز التي لا يمكن إلا للمدير تجاوزها

تدوين المحادثات

من الوارد نسيان بعض المحادثات اليومية التي نجريها مع الموظفين. حتى تتجنب ضياع معلومة أو ملاحظة هامة عليك بالآتي

دون ملاحظات تتضمن أي محادثات مع الموظفين يمكنها أن توضح تعليمات أو توضيحات أو تذكير بمهمة ما. ليس عليك كتابة الكثير من التفاصيل، فقط الموعد والوقت وملخص المحادثة

كمثال، يمكنك تدوين شئ من هذا القبيل

” التقيت بكريم اليوم وقمت بتذكيره بالموعد المحدد لتقديم اقتراحه للنزهة السنوية. في 20 سبتمبر **20. في العاشرة صباحاً ” أن تمتلك ملف يحتوى على تلك المحادثات للتذكير في المواقف النادرة حيث لا يتذكر فيه الموظف توجيهات محددة أمر في بالغ الأهمية. فضلاً عن فائدتها وقت تقييم الأداء

قم برسم عملية ممنهجة لإدارة الموظفين

يحتاج الموظفون أن يدركوا أن ما يقومون بفعله يتبع استراتيجية تنظيمية وأن ما ينفذونه من مهمات يكافئون عليه. سواء كان موظفو شركتك ثلاثة أو ثلاثمائة، من الضروري أن يكون لشركتك عملية منظمة لإدارة الأداء تحدد الأهداف التنظيمية والعلاوات المادية التي تتصل بالأداء. عليك ببذل جهداً كبيراً في كتابة الأهداف الهامة وربط التوقعات بحساب الموظفين، ذلك من أسرار المنظمات الناجحة حتى الآن

اربط عملية دفع الرواتب بالأداء

في نهاية الأمر، يذهب الناس للعمل للحصول على الأموال. حتى وإن كان لبعض الموظفين الأكفاء هدف أسمى، تبقى الماديات ذو أهمية كبيرة. وإن كانت تقترح بعض الدراسات أن المال ليس أكبر المحفزات للموظفين، ولكن لا نستطيع إنكار أنه يساعد كثيراً

عندما تكون هناك عملية منظمة لربط درجات تقييم الأداء بالاستحقاق، يكون الموظفون أكثر تحفيزًا للوفاء بالمواعيد النهائية وإنجاز المهام. كما أنه حافز عظيم أن يفهم الموظفون الأعلى في الأداء أنهم حصلوا على قدر أكبر من ميزانية الرواتب

ولكن الأكثر أهمية أن يفهم الموظفون الأقل في درجة الأداء أنهم حصلوا على ميزانية أقل من غيرهم لعدم تنفيذ المهمات المطلوبة أو عدم الالتزام بالموعد المحدد

الإشراف على الموظفين هو ما يتلقى عليه المدراء الأجور لفعله. وعندما تتم تلك المهمة بشكل منسق يمكن أن تساعد في التأثير على أداء الموظفين

ضع خطة محددة لتحديد التوقعات ومراقبة عمل الموظفين، حتى يمكنك مساعدة طاقم العمل في تحقيق المهمات الصعبة لتتفق مع الأهداف الموضوع

وفي النهاية تذكر جيداً أن هذا عملك ومجهودك على فريق العمل أن يدرك أهمية ذلك

×